So nehmen Sie sich in einer Besprechung Minuten Zeit

Die Zuweisung als festgelegter Protokollführer einer Besprechung kann eine entmutigende Aussicht sein, insbesondere wenn Sie dies noch nicht getan haben. In Anbetracht der Verantwortung, alles zu dokumentieren, was besprochen und entschieden wurde, können möglicherweise tausend Dinge schief gehen: Was passiert, wenn Sie etwas Wichtiges verpassen oder sich selbst zum Narren halten? Das Letzte, was Ihre Karriere braucht, ist ein verärgerter COO, der gebeten wird, sich zu wiederholen, weil es Ihnen wirklich leid tut, aber Sie haben das letzte Stück nicht ganz verstanden .

Außer, dass nichts davon der Fall sein muss. Mit der richtigen Vorbereitung und Anleitung ist das Aufnehmen von Minuten eigentlich ein relativ einfacher Vorgang, und wir haben eine schnelle und praktische Anleitung erstellt, in der die Feinheiten aufgeführt sind, um dies zu beweisen.

Wenn Sie das nächste Mal von Ihrem Chef als Schreiber eingesetzt werden, atmen Sie tief ein und geraten nicht in Panik. So können Sie effizient und effektiv Sitzungsprotokolle erstellen.

1. Gehen Sie nicht blind

Wie bei allen Dingen ist das Schreiben von Minuten viel einfacher, wenn Sie sich zuvor gründlich vorbereitet haben. Wenn Sie im Voraus wissen, wer an der Besprechung teilnehmen wird, wie die Tagesordnung aussieht und welche Details erforderlich sind, können Sie Ihre Arbeit einfacher gestalten.

Sobald Sie die Pflicht erhalten haben, sollten Sie fünf Minuten mit Ihrem Chef verbringen, um alle diese Informationen zu erhalten, bevor Sie sie dokumentieren. Die mit Abstand schnellste und effektivste Methode hierfür ist die Verwendung einer Vorlage für Besprechungsprotokolle, einem praktischen Tool, mit dem Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, ein Format von Grund auf neu zu erstellen. Auf diese Weise ist beim Aufnehmen von Notizen bereits alles ordentlich organisiert und einsatzbereit.

Wenn Ihre Firma besonders technisch versiert ist, können Sie das Vorlagendokument sogar in die Cloud hochladen, sodass die Teilnehmer der Liste ihren eigenen Namen hinzufügen und ihre eigenen Agenda-Themen vorschlagen können. Wie auch immer Ihre Organisation Dinge spielt, eine Vorlage ist eine flexible und einfache Möglichkeit für alle, um zu arbeiten.

2. Wissen, was dokumentiert werden muss

In vielen Fällen - insbesondere bei hochrangigen Unternehmenssitzungen, bei denen Abstimmungen oder Anträge auf der Tagesordnung stehen - handelt es sich bei den Protokollen um ein offizielles, rechtlich zulässiges Dokument. Wenn beispielsweise ein Verwaltungsrat eine Entscheidung trifft, ist es aus Gründen der Transparenz wichtig, dass diejenigen, die nicht anwesend sind (aber ein berechtigtes Interesse an dem Unternehmen haben), wissen, warum eine solche Entscheidung getroffen wurde.

Wenn es sich hingegen um ein einfaches Teammeeting handelt, das im Allgemeinen informeller Natur ist, müssen Sie möglicherweise nicht so streng mit Details umgehen. In jedem Fall umfasst ein typischer Entwurf Folgendes:

  • Datum und Uhrzeit der Besprechung
  • eine vollständige Liste der Teilnehmer (sowie der eingeladenen Teilnehmer, die es nicht geschafft haben, in der Regel mit dem Begriff "Bedauern" bezeichnet)
  • Änderungen oder Berichtigungen des Protokolls der vorherigen Sitzung (falls zutreffend)
  • eine Liste der festgelegten Tagesordnungsthemen (falls vorhanden) und der umsetzbaren Schritte, die zu diesen Themen unternommen werden sollen, einschließlich der Personen, die für sie verantwortlich sind
  • Alle Abstimmungsergebnisse (einschließlich aller Abstimmungsergebnisse) oder Anträge, die angenommen oder abgelehnt wurden (erneut, falls zutreffend)
  • alle neuen Geschäfte oder Themen, die während der Sitzung angesprochen wurden und nicht auf der vereinbarten Tagesordnung standen
  • alle Details des nächsten Treffens (wie Datum und Ort).

Wie bereits im vorherigen Beitrag erwähnt, können mehrere dieser Punkte vor dem Beginn des Meetings ausgefüllt werden. Versuchen Sie also, so viel Beinarbeit wie möglich im Voraus zu leisten.

3. Nehmen Sie das Besprechungsprotokoll

Eigentlich ist es normalerweise das, was die meisten Leute ängstigt, wenn sie sich die Minuten selbst nehmen. Sie müssen schnell, effizient und mit minimaler Unterbrechung des Meetings selbst arbeiten. Dies ist eine Verwaltungskompetenz, deren Beherrschung einige Zeit in Anspruch nehmen kann.

Beachten Sie jedoch, dass es sich bei den Notizen, die Sie während des Meetings machen, nur um Entwürfe handelt. Sie haben die Möglichkeit, sie aufzuräumen und sie später professionell aussehen zu lassen. Wenn Sie also eine Form von kryptischer Kurzschrift verwenden müssen, um alles in den Griff zu bekommen, oder wenn Sie sich wohler fühlen, Notizen auf einem Laptop oder Tablet zu machen, sollten Sie es so machen (stellen Sie einfach sicher, dass Sie sie später übersetzen können!).

Im Folgenden sind einige weitere wichtige Punkte aufgeführt, an die Sie sich erinnern sollten.

  • Versuchen Sie nicht, die Konversation wörtlich aufzuschreiben. Dies ist nicht nur praktisch unmöglich, sondern auch unnötig (während Protokolle ein juristisches Dokument sind, handelt es sich bei den Sitzungen selbst nicht um Gerichtsverfahren). Versuchen Sie stattdessen einfach, die Entscheidungen und Aktionspunkte zusammenzufassen.
  • Obwohl Sie nicht alle fünf Minuten unterbrechen möchten, sollten Sie wissen, dass es völlig in Ordnung ist, Klärungen zu bestimmten Punkten anzufordern (vor allem, wenn es sich um ein informelles Treffen handelt).
  • Wenn Sie wirklich Probleme haben, nehmen Sie ein Diktiergerät oder ein Mobiltelefon mit, um die Besprechung aufzuzeichnen (nicht so sehr, um ein wörtliches Protokoll zu erstellen, sondern um es später zu klären). Wenn Sie dies jedoch tun, müssen Sie zu Beginn jeden im Raum darüber informieren, dass die Vorgänge aufgezeichnet werden.

4. Schreiben Sie alles auf

Wie oben erwähnt, sind die Notizen, die Sie während des Meetings machen, nur für Sie bestimmt. Sie müssen sie dann polieren, damit sie zur Verteilung bereit sind.

Es ist eine gute Idee, dies direkt nach dem Meeting zu tun, wenn Sie noch immer an alles denken. Denken Sie daran, dass, während die allgemeine Idee darin besteht, professionell und unternehmensorientiert zu schreiben, das Wichtigste darin besteht, dass Ihre Formulierung klar ist und kein Zweifel daran besteht, was entschieden wurde und wie die daraus resultierende Vorgehensweise ist.

Sehen Sie sich diese praktischen Tipps an.

  • Stellen Sie sich nach Möglichkeit nicht einfach vor, dass der Vorstand entschieden hat, dass Maßnahme X ergriffen werden soll. Versuchen Sie auch, einen kurzen Absatz aufzunehmen, in dem kurz erläutert wird, warum sich der Vorstand für diese Maßnahme entschieden hat. Wenn einer bestimmten Handlung oder einem bestimmten Antrag eine lange Debatte vorausging, sollten Sie versuchen, die wichtigsten Argumente beider Seiten zu berücksichtigen.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie nur die Fakten aufzeichnen - nicht Ihre Meinung oder subjektive Meinung dazu. Schreiben Sie klar und deutlich, ohne auf Ihre persönlichen Beobachtungen Bezug zu nehmen.
  • Nennen Sie keine Personen mit Namen, außer wenn Sie das Ergebnis von Bewegungen oder Sekunden besprechen.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie immer in der gleichen Zeitform bleiben (es ist üblich, dass Minuten in der Vergangenheitsform präsentiert werden, aber es ist auch akzeptabel, dass sie in der Gegenwart geschrieben werden). Versuchen Sie nicht, sich hier zu verwirren; halte die Dinge einfach.
  • Stellen Sie sicher, dass alle zusätzlichen externen Dokumente, auf die verwiesen wird, nach Möglichkeit als Anhang beigefügt sind (und auf die daher verwiesen wird, wie z. B. „die Vertragsvereinbarung (siehe Anhang B)“).
  • Obwohl es selbstverständlich sein sollte, stellen Sie sicher, dass Sie das fertige Produkt Korrektur lesen und auf Rechtschreibung prüfen, bevor Sie es an alle Mitarbeiter der Abteilung verteilen.

5. Stellen Sie sicher, dass jeder eine Kopie erhält

Als festgelegter Protokollführer enden Ihre Pflichten hier nicht. Sie müssen auch sicherstellen, dass die Protokolle für diejenigen, die sie benötigen, leicht und problemlos zugänglich sind, in der Regel über das interne Intranetsystem Ihres Unternehmens oder über die E-Mail-Kette. Sie möchten auch später keine Änderungen mehr vornehmen, stellen Sie also sicher, dass Sie die Bearbeitungsbeschränkungen einhalten, oder laden Sie sie besser als PDF hoch.

Wie bereits erwähnt, erfordern die Protokolle der vorherigen Sitzung manchmal Änderungen zu Beginn der nächsten Sitzung. Sobald diese erstellt wurden, müssen die Protokolle zur späteren Bezugnahme in geeigneter Weise archiviert werden (normalerweise digital, aber einige Unternehmen möchten möglicherweise auch organisierte Papierkopien aufbewahren). Es liegt möglicherweise nicht in Ihrer Verantwortung, diese Dateien zu pflegen und zu aktualisieren (der Office-Manager wird dies wahrscheinlich tun). Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie wissen, wie Sie Ihre Dateien umgehend und korrekt übermitteln.

Und das ist so ziemlich alles. Wie Sie sehen können, ist das Aufnehmen von Minuten weitaus weniger einschüchternd als viele vermuten; Es bedarf lediglich einiger Sorgfalt und vorheriger Planung in Ihrem Namen.

Sie werden wahrscheinlich Ihr eigenes System entwickeln, um die Probleme schnell zu lösen, aber in der Zwischenzeit sollten Sie sich keine Sorgen machen. Befolgen Sie einfach diese Tipps, und der Rest wird leicht kommen.

Haben Sie noch andere Tipps für die Minuteneinnahme? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen!

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