Checkliste: Was ist zu tun, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet?

Wenn ein Mitarbeiter Sie um ein kurzes Gespräch oder um ein paar private Minuten bittet, sind dies in der Regel keine guten Nachrichten. Sie treten nervös in Ihr Büro und sprechen schweigend die Worte "Ich gebe meinen Rücktritt ab" aus, was Sie in einem Schockzustand zurücklässt, da Sie nicht damit gerechnet haben, dass Ihr "hervorragender Angestellter" flieht und sich entfernt. Sie dachten, dass sie auf lange Sicht dabei waren - wie falsch und blind waren Sie!

Unabhängig davon, ob Sie enttäuscht sind oder ein Gefühl der Erleichterung verspüren, müssen Sie vorsichtig vorgehen, wenn ein Mitarbeiter zurücktritt. Sie müssen die korrekten Verfahren befolgen und den Übergang für Ihr Team, Ihren zukünftigen ehemaligen Mitarbeiter und sich selbst so reibungslos wie möglich gestalten.

Die folgenden Tipps und Checklisten helfen Ihnen dabei, mit dem Weggang eines Mitarbeiters professionell umzugehen.

1. Nehmen Sie es nicht persönlich

Es ist schwer, es nicht persönlich zu nehmen, wenn Sie ein starkes Verhältnis zu Ihrem Teammitglied aufgebaut haben und dessen Arbeitsmoral und Meinung schätzen, aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass es nicht um Sie geht, sondern um den beruflichen Fortschritt. Andererseits könnte es sehr gut an einem Zusammenstoß mit einem anderen Mitarbeiter liegen. Was auch immer der Fall ist, Sie werden es in ihrem Exit-Interview erfahren. Machen Sie also aus einer ohnehin nervenaufreibenden Situation keine Katastrophe. Gratulieren Sie dem Mitarbeiter und wünschen Sie ihm viel Erfolg in seiner neuen Position.

2. Erwägen Sie ein Gegenangebot

Ob Sie ein Gegenangebot unterbreiten sollten oder nicht, hängt davon ab, "wie kritisch diese Person für Sie ist und wie stark die Abwesenheit dieser Person zu einer Störung führen wird", sagt Anat Lechner, Professor für Management und Organisation an der NYU Stern . Wenn sie zu einem ähnlichen Job gehen, der ein höheres Gehalt bietet, lohnt es sich, dieses Angebot abzustimmen und bei Ihnen zu behalten. Sie müssen sorgfältig vorgehen und beurteilen, ob es sich wirklich lohnt, ihre Beschäftigung fortzusetzen oder nicht - wenn sie im Allgemeinen positiv sind, sich aber unterbewertet fühlen, kann ein Gegenbüro klug sein. Wenn Sie über die Weinrebe erfahren haben, dass sie bei der Arbeit demotiviert und gelangweilt sind, ist es möglicherweise von Vorteil, sie weiterzumachen, wenn Sie ihnen keine Beförderung anbieten können.

3. Holen Sie es schriftlich

Der erste Schritt des Ausscheidens eines Mitarbeiters erfolgt in der Regel persönlich. Sie müssen dann sicherstellen, dass Sie dies schriftlich haben, und müssen die Personalabteilung unverzüglich benachrichtigen. Stellen Sie sicher, dass der Brief unterschrieben ist und das Abreisedatum mit der Kündigungsfrist übereinstimmt. Wenn ein Mitarbeiter gegen seinen Vertrag verstößt und seine volle Kündigungsfrist nicht einhält, wirkt sich dies auf die endgültige Bezahlung aus. Wenn sie ihren Vertrag brechen, können Sie es ablehnen, ihnen eine Referenz zu geben, wenn Sie in Zukunft danach gefragt werden.

4. Entscheiden Sie, ob Sie möchten, dass sie ihre volle Kündigungsfrist einhalten

In Anlehnung an den vorherigen Punkt können Sie entscheiden, ob Ihre Mitarbeiter ihre volle Kündigungsfrist einhalten sollen oder ob Sie bereit sind, eine Vereinbarung zu treffen und sie vorzeitig freizugeben. Möglicherweise ist es angemessener, anstelle der gesamten oder eines Teils der Kündigungsfrist zu zahlen, wenn der Mitarbeiter keinen Zugriff auf vertrauliche Informationen haben soll und dies für das Unternehmen und die Abteilung vorteilhafter ist. Auf der anderen Seite können Sie, wenn der Arbeitnehmer von Wert ist, eine Vereinbarung über eine längere Kündigungsfrist treffen (sofern dies selbstverständlich der Fall ist), um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

5. Stimmen Sie den Bedingungen der Ankündigung zu

Es ist sehr wahrscheinlich, dass die engsten Kollegen des Mitarbeiters bereits über ihren Abgang Bescheid wissen. Es ist jedoch wichtig zu vereinbaren, wie die Ankündigung an den Rest des Teams weitergeleitet wird. Sollten Sie Ihre Abteilung für ein schnelles Meeting zusammenbringen, eine E-Mail senden oder Ihren Mitarbeitern erlauben, persönliche Gespräche zu führen? Je nachdem, aus welchem ​​Grund sie abreisen, fühlen sie sich möglicherweise wohler, wenn Sie die Nachrichten veröffentlichen.

6. Überlegen Sie sich einen Übergangsplan

Der wichtigste Schritt, den Sie unternehmen müssen, wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt, ist die Ausarbeitung eines Übergangsplans. Sie müssen sicherstellen, dass sie alle ihre Projekte abschließen, wichtige Kunden über ihren Abgang informieren und eine ordnungsgemäße Übergabe an ihre Vertretung vornehmen (wenn sie vor ihrem Abgang eintreffen oder wenn die Einstellung intern erfolgt ist). Es ist am besten, den Mitarbeiter zu veranlassen, eine eigene Checkliste und einen Aktionsplan für die letzten 2 bis 4 Wochen zu erstellen und diese zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Aspekte abgedeckt sind.

Mit einer Liste der endgültigen Aufgaben bleibt Ihr Mitarbeiter in den letzten Wochen seiner Beschäftigung motiviert und ermutigt, und es wird sichergestellt, dass alle offenen Fragen geklärt werden, bevor der Abschiedskuchen abgeschnitten wird. Es wird ratsam sein, ihre Fortschritte während dieser Zeit zu überwachen und sicherzustellen, dass sie in ihrer letzten Woche auf dem richtigen Weg sind.

7. Bewerten Sie ihr Wissen

Bevor ein Mitarbeiter die Tür verlässt, müssen Sie sicherstellen, dass er keine wichtigen Informationen mitnimmt, insbesondere Daten und Prozesse, die kein anderer Mitarbeiter kennt. Dies bedeutet nicht, dass sie in ihrer Tasche nach Kopien von Kontakten oder Finanzberichten suchen, sondern herausfinden, welche einzigartigen Fähigkeiten sie hat, die sie mit ihren Kollegen teilen kann. Wenn Sie ihr Wissen nicht evaluieren und es an andere Teammitglieder weitergeben, wird es direkt mit ihnen aus der Tür gehen und Sie werden es nicht zurückbekommen - schließlich ist es unprofessionell zu feilschen ein ehemaliger Mitarbeiter für Informationen, sobald sie das Unternehmen verlassen haben.

8. Suchen Sie nach einem Ersatz

Wenn Sie diese Position dringend besetzen müssen, müssen Sie sofort nach einem Ersatz suchen. Es ist möglicherweise einfacher, interne Mitarbeiter für die Besetzung dieser bestimmten Rolle zu gewinnen, aber Sie müssen den Job auch extern bewerben.

Veröffentlichen Sie jedoch nicht einfach die Jobspezifikation, mit der der ausscheidende Mitarbeiter eingestellt wurde. Bewerten Sie die Position neu und geben Sie alle anderen Aufgaben an, die Ihr Mitarbeiter übernommen hat. Es ist auch wichtig, nicht nur jemanden einzustellen, weil Sie verzweifelt sind und daher in Betracht ziehen sollten, zusätzliche Aufgaben zwischen allen Teammitgliedern zu delegieren, bis der ideale Kandidat gefunden ist.

9. Halten Sie sich an die Legalitäten

Bei einem Rücktritt ist auf die Einhaltung des Arbeitsrechts zu achten - die Restzahlung ist in der Regel am folgenden Zahltag fällig. Abhängig von Ihren Unternehmensrichtlinien sollten Sie den Mitarbeiter in Bezug auf Leistungen, Altersvorsorge, Urlaubsgeld und Gesundheitsfürsorge beraten. Überprüfen Sie Ihre örtlichen Gesetze, um die Einhaltung zu gewährleisten, und führen Sie Aufzeichnungen darüber, wann Sie dem Mitarbeiter das endgültige Entgelt ausgehändigt haben. Senden Sie ihm auch die endgültige Gehaltsabrechnung per Post oder E-Mail.

10. Führen Sie ein Exit-Interview durch

Austrittsinterviews werden häufig übersehen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Sie sind jedoch von entscheidender Bedeutung, wenn Sie genau herausfinden möchten, warum sie abreisen. Diese Diskussion sollte von einem Dritten und vorzugsweise von jemandem aus der Personalabteilung geführt werden. Auf diese Weise können sie herausfinden, welche Probleme mit dem Unternehmen verbunden sind und was Sie tun können, um die Kultur für andere Arbeitnehmer zu verbessern. In Fällen, in denen Sie einen problematischen Mitarbeiter haben, möchten Sie möglicherweise einen anderen Mitarbeiter bitten, an der Besprechung teilzunehmen und sowohl für den Mitarbeiter als auch für sich selbst Zeuge zu sein.

11. Unternehmenseigentum erwerben

Stellen Sie sicher, dass Sie vor dem letzten Arbeitstag alle Unternehmenseigentümer beschaffen. Dazu gehören Uniformen, Abzeichen, Schlüssel, Karten, Telefone und andere elektronische Geräte. Deaktivieren Sie alle Bauvorschriften und den Zugriff auf vertrauliche Daten, einschließlich der E-Mail-Konten.

12. Vereinbaren Sie ein Abschiedsgeschenk oder eine Abschiedsfeier

Es ist wichtig, dass Sie Ihr Team am letzten Tag versammeln und dem Mitarbeiter ein Abschiedsgeschenk machen, um ihm für seine Bemühungen und seine Zeit im Unternehmen zu danken und ihm für seine nächste Position viel Glück zu wünschen. Sie können auch einen Kuchen und ein paar Getränke bestellen, wenn der Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeit noch nichts organisiert hat. "Wenn Sie das Ausscheiden eines Mitarbeiters und seine Beiträge nicht anerkennen, wird eine schlechte Nachricht an Ihr Team gesendet", sagt Lechner.

13. Teil zu guten Konditionen

Die Person, die das Unternehmen verlässt, könnte Ihr direkter Konkurrent oder sogar Kunde sein. In jedem Fall ist es wichtig, sich zu guten Konditionen zu trennen. Wenn Sie eine gute Beziehung zu diesem Mitarbeiter aufgebaut haben, bemühen Sie sich, in Kontakt zu bleiben. Sie werden möglicherweise in Zukunft wieder mit Ihnen zusammenarbeiten, wenn ihre neuen Abenteuer nicht so laufen, wie sie es sich erhofft hatten.

Es kann wirklich überwältigend und stressig sein, wenn ein Mitarbeiter Ihnen seinen Rücktritt zuschreibt, insbesondere in Ihrer geschäftigsten Zeit. Um Ihnen zu helfen, den Sturm zu überstehen und alles in Schach zu halten, indem Sie über deren Übergabe nachdenken, haben wir diese herunterladbare Checkliste erstellt.

Es ist schwierig, ein wichtiges Mitglied Ihres Teams zu verlieren, aber als Chef müssen Sie über die Fähigkeiten und das Wissen verfügen, um damit umzugehen. Es ist am besten, einen Aktionsplan für den Fall zu haben, dass diese Rückschläge auftreten, damit Sie problemlos ein starkes Team führen können.

Mussten Sie jemals mit einem unerwartet ausscheidenden Mitarbeiter fertig werden? Wie sind Sie damit umgegangen? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen im Kommentarbereich unten mit ...

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