Während wir nicht unbedingt den Geist von William Shakespeare kanalisieren müssen, wenn wir über eine E-Mail an unsere Kollegen oder Manager senden, ist es dennoch wichtig, eine gute Etikette in Ihrem Google Mail- oder Yahoo! E-Mail-Nachrichten.
Denken Sie daran: Es gibt das faule E-Mail-Schreiben und die formale E-Mail-Zusammensetzung. Welches möchten Sie verwenden, wenn Sie im Büro sind?
Sagen wir es so: Wenn Sie ernster genommen und als professioneller angesehen werden möchten, empfehlen wir Ihnen dringend Letzteres. Sagen wir es anders: Ärgern Sie sich nicht, wenn Bill von Marketing Ihnen Nachrichten sendet, die eher wie Spam aus den 90er Jahren aussehen?
Was genau ist professionelle E-Mail-Etikette im Jahr 2018 und darüber hinaus?
Wir haben eine Reihe von Tipps, um eine geschäftliche E-Mail zu verfassen, die nicht von einem Teenager, sondern von einem kompetenten Erwachsenen auf Snapchat geschrieben wurde.
1. Verwenden Sie die professionelle Sprache
Sicher, in der Außenwelt verkürzen Sie Ihre Worte, schreiben eine unangemessene Sprache, die Sie niemals am Arbeitsplatz verwenden würden, und verwenden die englische Sprache mit rücksichtsloser Hingabe - es ist uns egal, wie oft Sie dies tun, bitte hören Sie auf zu schreiben von ', ' gr8 'und' LOL 'in allen Unternehmens-E-Mails - das sind die typischen E-Mail-Sünden.
So erstellen Sie eine allgemeine E-Mail für eine professionelle Umgebung:
- Öffne deine E-Mail mit einem Gruß
- Kommen Sie sofort zum Fleisch Ihrer E-Mail
- trenne dich gut von einem freundlichen Zeichen wie "Danke", "Mit freundlichen Grüßen" oder "Beste Grüße".
Wenn Sie eine weitere Ebene der Professionalität hinzufügen möchten, sollten Sie sich nur an bürobezogene E-Mails halten.
2. Kommunizieren Sie den richtigen Ton
Wenn es eine Sache gibt, die beim Senden einer E-Mail schwierig ist, ertönt ein Ton.
Da der Empfänger nicht physisch und verbal mit Ihnen kommuniziert, kann es für den Einzelnen schwierig sein, zu verstehen, was Sie wirklich sagen. Von humorvoll bis ernsthaft können E-Mails den Ton aller Ihrer E-Mails verringern.
Wie oft hat ein harmloser Witz Sie in Schwierigkeiten gebracht?
Die Hauptschwierigkeit besteht darin, diese Hürde zu überwinden und den richtigen Ton zu vermitteln. Es gibt eine Handvoll Empfehlungen, um dies zu erreichen:
- Bleibe bei deinen persönlichen Pronomen, wenn du eine E-Mail digital schreibst
- Verfassen Sie Ihre E-Mails nicht mit passiver, sondern mit aktiver Stimme
- Wähle deine Worte sorgfältig aus - das falsche Adjektiv oder Nomen kann Schaden anrichten
- kenne die richtigen Grüße und Abschlüsse, aber sei nicht zu süß.
Oft lesen wir zu viel in eine Nachricht in unserem Posteingang. Sind sie unhöflich? War die Nachricht sarkastisch? War der Absender passiv aggressiv?
Dies sind vernünftige Fragen, die uns beim Lesen des neuesten Artikels in unserem Posteingang in den Sinn kommen, aber es ist an der Zeit, diese wegzuwerfen und nur zu bemerken, dass der Absender nur eine E-Mail sendet, nicht einen lieben John oder eine liebe Amy.
3. Formatieren Sie Ihre E-Mail
In der Tat scheint das Format Ihrer E-Mail nicht so wichtig zu sein, aber es ist nur eine zusätzliche Ebene in Ihrem Bestreben, Ihre formale Kommunikation zu perfektionieren. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, möchten Sie ein konsistentes und professionelles Thema beibehalten, eine Vorlage, die Sie regelmäßig verwenden.
Wie sieht das Standardformat aus? Es ist in der Regel Times New Roman, Größe 11 oder 12, und ein Leerzeichen nach jedem Absatz.
Hier ist ein Beispiel:
Sehr geehrter Herr Vandelay,
Ich hoffe, es ist alles in Ordnung.
Ich habe Ihre Nachricht erhalten und möchte mich bei Ihnen für die Kontaktaufnahme bedanken. Ich habe Ihren Rat befolgt und zwei Grafiken in den Bericht eingefügt, um unsere Latexprodukte hervorzuheben. Sie können die von mir ausgewählten Bilder in der angehängten Datei sehen.
Hoffen wir, dass es unsere japanischen Kunden beeindrucken wird.
Mit freundlichen Grüßen,
[Unterschrift hier einfügen]
Ein einfaches Format, das nicht ausgefallen ist, ist immer besser als eines, das opulent und übertrieben ist. Sie benötigen keine Computerkenntnisse, um eine E-Mail korrekt zu formatieren.
4. Vermeiden Sie unverschämte Benutzernamen
Egal, ob Sie im Büro ein neues E-Mail-Konto eröffnen oder Ihre persönliche E-Mail-Adresse für geschäftliche Zwecke verwenden: Vermeiden Sie den unverschämten Benutzernamen ( oder ). . Dies wird die falsche Nachricht an Ihre Kollegen, Vorgesetzten und Vorgesetzten über Ihr Gesamtverhalten senden.
Einfach ausgedrückt: Verwenden Sie stattdessen .
5. Lesen Sie jede Nachricht Korrektur
Schauen Sie, wir sind nicht alle unfehlbar, wissen Sie? Wir machen Fehler, weshalb sie Radiergummis auf der Rückseite der Stifte und die Schaltfläche "Löschen" auf unseren Tastaturen platzieren. Es passiert.
Der Schlüssel ist, aus den Fehlern zu lernen. Wenn es Ihr lebenslanges Ziel ist, Fehler zu korrigieren und daraus zu lernen, können Sie mit Ihren E-Mails beginnen.
Ihr Hauptziel ist das Korrekturlesen jeder von Ihnen gesendeten Nachricht. Es spielt keine Rolle, ob es sich bei der E-Mail um zwei Absätze oder einen Brief an die oberste Führungskraft des Unternehmens handelt. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten: Installieren Sie ein Grammatik-Add-On in Ihrem Browser - das beliebteste Tool ist Grammatik - und überprüfen Sie Ihre E-Mails, bevor Sie auf "Senden" klicken.
Wenn Sie nie einer für Satzstruktur oder Präsens waren, sollten Sie auf jeden Fall darüber nachdenken, Grammatik zu installieren. Sie wissen nie, ob Sie Dinge lernen, die Sie vergessen haben oder nicht wussten. Wer wusste, dass es einen großen Unterschied zwischen "Wenn ich" und "Wenn ich" gibt?
6. Verwenden Sie Ihre Unterschrift mit Bedacht
Ihre E-Mail-Signatur ist ein großartiges Werkzeug, da sie viele wichtige Informationen übermitteln kann, ohne dass sie dem Kontext Ihrer Nachrichten hinzugefügt werden. Eine korrekte Signatur kann Ihren Namen, Titel, soziale Medieninformationen oder sogar eine witzige Formulierung wiederholen, die auf Ihre Branche zutrifft. Dadurch können Sie sich von der Masse abheben und die Empfänger können sich an Sie erinnern.
Wie erstellen Sie eine Signatur, die Sie von anderen abhebt?
- Beschränken Sie Ihre Signatur auf maximal vier Zeilen
- Fügen Sie Social Media-Symbole hinzu, um Ihre Signatur in das 21. Jahrhundert zu bringen
- Halten Sie die Farben einfach und konsistent. Überspringen Sie Rosa und Standardschriftart mit Schwarz
- Fügen Sie in die letzte Zeile eine Handlungsaufforderung ein (denken Sie daran, dass die Büropartei eingetragen ist).
- Verschwenden Sie keine wertvollen Immobilien, indem Sie Ihre E-Mail-Adresse eingeben
- veröffentlichen Sie ein farbiges Bild von sich neben Ihrer Unterschrift
Hier ist ein Beispiel:
John Smith
Travelling Salesman, Firma ABC [verlinkt zur Website]
+ (44) (0) 1632 123456
So maximieren Sie die Leistung einer E-Mail-Signatur.
7. Verstehen Sie, dass nichts vertraulich ist
Hier ist die Wahrheit über die Nutzung des Internets im Jahr 2018: Nichts ist sicher, sicher oder vertraulich. Von Dateninfiltrationen über Sicherheitsverletzungen bis hin zu E-Mail-Hacks scheint alles, was Sie online tun, nicht mehr vertraulich und anonym zu sein. Fragen Sie einfach die Führungskräfte von Sony. Und dies ist wichtig, damit Sie nicht vergessen, wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail senden, die voller Beschwerden und etwas zu persönlich ist.
Mit anderen Worten, schreiben Sie eine E-Mail mit der Idee, dass der Rest des Büros sie sehen könnte. Es ist besser, einfach bei Ihrer Arbeit und dem uralten Sprichwort zu bleiben: "Wenn Sie nichts Nettes zu sagen haben, dann sagen Sie es überhaupt nicht." Stellen Sie außerdem nicht zu viele Informationen zu sensiblen Unternehmensdaten zur Verfügung.
Wenn Sie auf diese Vorschläge verzichten, besteht möglicherweise die Gefahr, dass sie auch von anderen gelesen werden. Es ist nur Ihr Glück, dass das Unternehmen gehackt wurde, als Sie sich einmal über Human Resources beschwert haben!
Es stimmt, dass die Büroumgebung in den letzten Jahren etwas entspannter geworden ist. Dies ist möglicherweise darauf zurückzuführen, dass mehr Millennials in die Belegschaft eingetreten sind und ihre überschwängliche und moderne Art in die Bürolandschaft einfließen lassen. Dieses Verhalten sollte jedoch nicht in Ihre E-Mails integriert werden. Es sollte das Gegenteil sein: professionell, sauber und höflich - wie das Wall Street Journal .
Sie sagen, dass E-Mail tot ist. Was nützt es überhaupt, gute Manieren zu üben? Wenn man bedenkt, wie die modernen Büroräume durch die E-Mail leben und sterben, kann man mit Sicherheit sagen, dass sie falsch sind. Bevor Sie bei Ihrer nächsten E-Mail auf "Senden" klicken, prüfen Sie, ob die Etikette-Kriterien erfüllt sind. Wenn nicht, müssen Sie die Rücktaste auf Ihrer Tastatur drücken und von vorne beginnen. Du ziehst dich für den Erfolg an. Warum schreibst du nicht auch für den Erfolg?
Schreiben Sie professionelle E-Mails? Lass es uns in den Kommentaren wissen!
