Aber es muss und sollte nicht so sein. In der Tat können Besprechungen, wenn sie ordnungsgemäß durchgeführt werden, ein äußerst wirksames Instrument sein. Der Schlüssel liegt darin, sie nicht nur erträglich, sondern auch tatsächlich produktiv zu machen - und sicherzustellen, dass die Zeit, die jeder außerhalb seines Schreibtisches verbringt, nicht verschwendet wird.
Also, wie kann das gemacht werden? Nun, mit einigem Vorausplanen und einem Hauch von gesundem Menschenverstand. Hier einige Ideen für Teambesprechungen, um das Beste aus Ihrem Team herauszuholen.
1. Stellen Sie sicher, dass eine Besprechung tatsächlich erforderlich ist
In den meisten Fällen ist Transparenz im gesamten Unternehmen eine gute Sache. Das Wissen der Mitarbeiter über das Gesamtbild sollte natürlich gefördert werden. Aber erfordern Unternehmensaktualisierungen wirklich, dass jeder eine Stunde lang Tools herunterfährt, oder können sie stattdessen per E-Mail verteilt werden? Wenn Sie Tools für die Zusammenarbeit verwenden, mit denen jeder einzelne Fortschritte in einem bestimmten Projekt sehen kann, müssen Sie dann wirklich ein Meeting einrichten, um die Leute nach Statusaktualisierungen zu fragen?
Das mag sich nach gesundem Menschenverstand anhören, aber Teams verschwenden immer noch wertvolle Zeit mit Themen, die nicht besprochen werden müssen. Dies führt zu einer negativen Einstellung gegenüber Versammlungen und kann von den Arbeitnehmern als lästige Pflicht und nicht als wesentliche Tätigkeit am Arbeitsplatz angesehen werden. Versuchen Sie stattdessen, Besprechungen nur dann einzuberufen, wenn Sie etwas vorantreiben möchten oder wenn etwas Wichtiges gesagt werden muss, anstatt über denselben müden Boden zu gehen. Denken Sie daran: Treffen zu haben ist keine schlechte Sache - aber zu viele.
2. Beginnen Sie Ihre Meetings mit einem Knall
Wenn Sie alle den Raum betreten und Ihre Plätze einnehmen, besteht die Möglichkeit, dass niemand mental auf das Meeting vorbereitet ist. Die meisten Leute werden wahrscheinlich immer noch über die Aufgabe nachdenken, von der sie gerade genommen wurden, während der Rest einfach darauf hofft, dass die nächsten Stunden nicht zu schmerzhaft sind.
Aus diesem Grund ist es wichtig, die Aufmerksamkeit der Menschen schnell zu erregen und ihren Geist zu fokussieren. Sie werden dies wahrscheinlich nicht erreichen, indem Sie direkt eine detaillierte Mikroanalyse der neuesten vierteljährlichen Projektionen von Marketing starten. Versuchen Sie es stattdessen mit einem kurzen Quiz oder einem Rätsel. Es entspannt die Menschen, lenkt ihren Geist von ihrer Arbeit ab und bindet sie in den gesamten Prozess ein. Alternativ können Sie ein lustiges Video abspielen oder eine interessante Geschichte erzählen - alles, um Ihr Team zu erfrischen und zu stimulieren.
3. Haben Sie eine Richtung
"Haben Sie eine Tagesordnung" ist wahrscheinlich die am häufigsten verwendete Anweisung im Regelwerk für Teambesprechungen - von einigen geheiligt und von anderen verspottet -, aber es muss beachtet werden. Schließlich ist es sehr schwierig, die Ziele Ihres Meetings zu erreichen, wenn Sie diese Ziele nicht kennen.
Der Schlüssel ist, klar zu wissen, was passieren soll, und auf diesem Kurs zu bleiben. Ein Mantra, das sich vernünftig anhört, aber die Tendenz fast jeder Besprechung außer Acht lässt, hoffnungslos von der Piste zu driften. Um dies zu bekämpfen - oder zumindest einzudämmen - ist es eine gute Idee, jemanden (entweder Sie selbst oder einen Kollegen) als Wächter zu benennen und die Dinge in die richtige Richtung zu lenken.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie alle guten Punkte ausschalten oder ignorieren sollten, nur weil sie nicht miteinander verwandt sind. Wenn jemand ein Problem anspricht, das es wert ist, weiter besprochen zu werden, aber nicht mit den von Ihnen festgelegten Zielen übereinstimmt, notieren Sie dies in den Protokollen für das nächste Meeting.
4. Machen Sie Pausen
Bei kürzeren Versammlungen trifft dies möglicherweise nicht zu. Bei Versammlungen, die länger als eine Stunde dauern, ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass jeder im Raum mindestens eine kurze Pause einlegen kann. Es kann schwierig sein, sich zu konzentrieren, wenn Sie auf die Toilette gehen oder verzweifelt nach einer Zigarette suchen, und es macht keinen Sinn, Ideen mit Menschen auszutauschen, wenn sie sich körperlich nicht wohl fühlen.
Es ist auch schwierig, große Mengen an Informationen aufzunehmen und sinnvolle Beiträge zu liefern, wenn Sie 40 Minuten durchgehend dabei sind. Selbst ein paar Minuten für eine schnelle Beinstreckung können die Menschen wiederbeleben und ihrem Gehirn die Möglichkeit geben, die Dinge anders zu betrachten.
5. Binde dein ganzes Team ein
Einer der Gründe, warum Meetings manchmal ins Stocken geraten können, ist, dass immer dieselben Stimmen wöchentlich dominieren. Abgesehen von der Tatsache, dass dies dazu führt, dass andere abschalten, bedeutet dies auch, dass das gesamte Potenzial des Teams nicht ausgeschöpft wird. Beispielsweise hat eines Ihrer ruhigeren, introvertierteren Teammitglieder möglicherweise die perfekte Lösung für ein bestimmtes Problem, fühlt sich jedoch möglicherweise nicht wohl, es zu äußern und zu teilen.
Hier liegt die Last bei demjenigen, der für das Meeting verantwortlich ist, jedes einzelne Teammitglied einzubeziehen und dazu zu bringen, einen Beitrag zu leisten - unabhängig davon, ob die Vorschläge gut oder schlecht sind. Egal, ob es darum geht, durch den Raum zu gehen und die Leute direkt zu fragen, oder um etwas Spielereien, wie das Herumwerfen eines Plüschspielzeugs. Wichtig ist, dass es verschiedene Ideen gibt, die herumschwirren und gehört werden.
6. Stellen Sie sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, sich vorzubereiten
Das Problem beim Brainstorming ist, dass es oftmals am einfachsten ist, einer Gruppe von Menschen zu sagen, sie sollen kreativ sein, um einen Fetzen Innovation zu töten. Planen Sie vorausschauend, anstatt die Leute an Ort und Stelle zu bringen. Geben Sie den Teammitgliedern bei der Buchung eines Besprechungsraums so früh wie möglich Bescheid, um mindestens eine Lösung für ein bestimmtes Problem selbst zu finden, und konzentrieren Sie sich dann während der Besprechung darauf, tatsächlich das beste auszuwählen.
Es ist weitaus wahrscheinlicher, dass sich die Leute bessere Ideen einfallen lassen, wenn ihnen Raum und Zeit gegeben werden. Statt in einem Raum zusammenzusitzen und den ersten Plan zu erarbeiten, der ihnen in den Sinn kommt, kann sich die Gruppe die Zeit nehmen, um zu diskutieren und zu analysieren Was wäre die beste Vorgehensweise?
7. Ändern Sie die Einstellung ab und zu
Erinnerst du dich, als du an einem sonnigen Tag in der Schule warst und der Lehrer manchmal die Klasse nach draußen brachte, anstatt alle zu zwingen, kläglich drinnen zu verweilen? Diesen Ansatz können Sie auch bei Besprechungen anwenden. In der Tat ist es viel wahrscheinlicher, in einem sonnenverwöhnten Park zu entspannen, als sich in einem kleinen taupefarbenen Nebenraum niederzulassen, der eifersüchtig aus dem Fenster schaut.
Dies ist natürlich nicht immer praktisch - insbesondere, wenn Teammitglieder über Fernzugriff verbunden sind, z. B. über Hangouts. Das Prinzip ist jedoch dasselbe. Während des Mittagessens bei Nando über Strategien zu diskutieren, mag ein wenig klischeehaft sein, aber die Aussicht ist anders - und das WiFi ist kostenlos!
Meetings sind eine großartige Möglichkeit, um Probleme und Probleme gemeinsam zu lösen, sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite sind und in die richtige Richtung weisen. Aber oft können sie Sie von wichtigeren Dingen abbringen und fühlen sich wie Zeitverschwendung - besonders wenn Roger von Accounts seine wöchentliche Schimpfe über die Verwendung seines Bechers hat.
Wenn Sie dem obigen Leitfaden folgen, können Sie eine Menge Dinge negieren, die die Leute vom Beisammensein am Nachmittag abhalten, und sich darauf konzentrieren, sicherzustellen, dass die Zeit, die Sie als Team verbringen, so produktiv, lohnend und erfolgreich ist, wie es ursprünglich für Meetings vorgesehen war Sein.
Haben Sie weitere Tipps für einen reibungslosen Ablauf von Besprechungen? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen ...
